Su Copilot no responde mal por el modelo, responde mal por sus datos

La conversación se repite: se activa Copilot, se prueba una semana, y la conclusión es que «contesta cosas genéricas» o «se inventa datos». La reacción habitual es buscar otro modelo. Casi nunca es el modelo.

Un asistente solo puede ser tan bueno como lo que puede leer

Cuando un asistente responde mal a una pregunta de negocio, hay tres causas posibles y solo una es del modelo:

• No encontró el documento. Existe, pero está en una carpeta que el asistente no indexa, o en un PDF escaneado sin texto.
• Encontró tres versiones y eligió la vieja. El procedimiento de 2019, el de 2023 y el borrador conviven en el mismo sitio sin nada que indique cuál rige.
• El modelo razonó mal. Ocurre, pero es la minoría.

Las dos primeras son problemas de gestión documental disfrazados de problemas de IA. Cambiar de modelo no arregla ninguna.

La prueba de los diez minutos

Antes de invertir en un piloto, haga esto: escoja las cinco preguntas que más le hacen a su equipo y búsquelas usted mismo en la intranet, como lo haría el asistente. Si a usted le cuesta encontrar la respuesta correcta, al asistente le va a costar más.

Si su gente tarda veinte minutos en encontrar un procedimiento, el problema no se resuelve poniendo una IA encima. Se resuelve ordenando el procedimiento, y entonces la IA sirve.

Qué hay que tener antes del piloto

• Una fuente que mande. Para cada tema, un documento marcado como vigente. Los demás, archivados fuera del alcance del asistente.
• Permisos que reflejen la realidad. Copilot respeta los permisos existentes: si medio SharePoint está abierto a toda la empresa, el asistente lo hará evidente el primer día. Eso no es un fallo de la IA, es una auditoría gratis.
• Texto de verdad. Un PDF escaneado es una imagen. Si sus procedimientos son escaneos, no hay asistente que los lea.
• Metadatos mínimos. Área, vigencia y responsable. Con eso el asistente puede desempatar entre documentos parecidos.

Por dónde empezar de verdad

No empiece por «toda la empresa». Escoja un dominio acotado donde las preguntas se repitan y las respuestas estén escritas: políticas de recursos humanos, procedimientos de seguridad, catálogo técnico. Ordene ese dominio, mida el acierto con preguntas reales, y solo entonces ampíe.

Un asistente que acierta en un área genera confianza. Uno que responde regular en todas la destruye, y recuperarla cuesta mucho más que haber empezado despacio.